Для начала поясним термин: речь идет о технике продажи своей компании существующим и потенциальным клиентам на всех уровнях управления с помощью полиграфических, аудио- визуальных и программных средств на уровне единого стандарта. Это Ваше стратегическое оружие и стратегическое преимущество, требующее серьезной психологической ломки Вашего персонала. Если рассматривать данную стратегию в контексте системы тотального управления качеством продуктов и услуг, то технология презентаций распространяется внутрь организации и меняет в определенной степени систему отношений между подразделениями компании. И здесь не только и не сколько идет речь об массовом обучении персонала организации технологии использования слайдов Microsoft Power Point, - руководству компании необходимо переосмыслить роль презентаций снизу вверх по иерархии управления.
Спросите любого руководителя, важен ли стиль и однородность презентации компании. Ответ во всех случаях будет положительным. Еще бы, речь идет о создании единого корпоративного иммиджа. Но что мы видим в реалии?
Слабые попытки унификации фирменного стиля на уровне стандартизации бланков деловой корреспонеднции, разработки корпоративного лого и простановки имени компании на различные предметы типа ручек, записных книжек и т.д.
Каждый менеджер представляет свою компанию на свой страх и риск (чаще всего на пальцах), готовя свои презентационные материалы в пределах своих собственных знаний по данному вопросу.
Внутрифирменные совещания ведутся без яркого изложения своих идей, когда презентующий вместо облегчения понимания себя слушателями, подсовывает последним кипы трудно перевариваемых печатных материалов.
Иными словами реалии таковы, что технолии качественной презентации компании как вне так и внутри ее находятся на периферии корпоративных стратегий. Компании тратят значительные суммы на компьютеры, технологии, улучшение качества продукции, не понимая, что экономия на создании "профессионального общественного лица" на всех уровнях управления в принципе подрывает произведенные по другим статьям затраты.
Мы обратимся к опыту ряда прогрессивных компаний, осознавших важность данного вопроса. Они начали с того, что создали инфрастурктуру внедрения данной стратегии, выделив в своей организационной структуре лицо, а иногда и группу людей, отвечающих за координацию создания и непосредственное проведение презентаций на различных уровнях организации. Эти люди получили в штатных расписаниях наименование специалисты по медиа услугам, выступая как внутренние сервис бюро для менеджеров организации. Чаще всего работники указанного профиля включаются в состав отдела маркетинга. В функции данных специалистов входит разработка и внедрение стандартов дизайна и оборудования на все аспекты внешней и внутренней маркетинговой политики компании. Одной из первых работ данных специалистов должно быть достижение единства стиля презентации компании, путем разработки мастер-слайдов и шаблонов, которые в обязательном порядке будут использоваться всеми руководителями и специалистами, проводящими презентации. Данная акция сопровождается внедрением централизованной системы обучения персонала компании использования данных шаблонов и собственно технологии презентации. Здесь во внедрение стратегии включается служба управления персоналом.
Подобная исходная акция дает возможность начать воспринимать презентационные материалы на равных с остальными средствами коммуникации и создать внутри организации аксиому, что данные материалы должны иметь единый профессионально выполненный вид, который возможно будет подлежать модификации исходя из конкретных условий места и времени использования. Выход на данный уровень серьезно влияет на взаимотношения людей в коллективе, ибо создает предпосылки для создания внутрифирменной базы знаний. Задайте себе вопрос, имеется ли в Вашей организации порядок, при котором люди участвующие в обслуживании клиентов или продаже продуктов и услуг регулярно обмениваются опытом о том, что работает лучше всего и что хуже всего? Установлены ли в Вашей компании стандарт изложения материала (доклада) с использованием презентационных средств? Имеют ли работники, регулярно общающиеся с клиентами легкий доступ и могут ли они быстро вводить в свои выступления информацию об изменяющейся корпоративной стратегии, новых продуктах, услугах и технологиях.
Ряд американских компаний используют в последнее время для решения указанных выше вопросов внутрифирменный корпоративный Интранет.
В своих контактах с верхним уровнем управления компаний стран СНГ мы часто сталкивались с сетованиями, что руководителям данного уровня приходится нести на себе бремя внешних контактов с клиентами. Это действительно так, соответствие иерархии поставщика и клиента соблюдается в СНГ более жестко, чем в США. Но что мы отметили, что даже уровень заместителей и среднего звена не вооружен технологиями презентаций. В этой связи в ряде компаний, в том числе и наших клиентов в США внедряется система внутрифирменной серетификации навыков презентации. Первые категории, которые подпадают под данный процесс - это продавцы продуктов и услуг, а также лица, осуществляющие непосредственное обслуживание клиентов. Мы хотели бы отметить, что во многих компаниях США де-факто принята внутрифирменная сертификация продавцов на знание продуктов и услуг. Работник проходит данную сертификацию в процессе испытательного срока, подтверждает ее по мере появления новых продуктов и услуг. Он не допускается к работе без данной внутрифирменной сертификации. В контексте обсуждаемой темы в сертификационные экзамены включается блок вопросов, посвященных навыкам презентации и использованию аудио-визуальных и программных средств в процессе презентации. Но те компании, которые внедрили у себя внутрифирменную сертификацию презентационных навыков пошли еще дальше,- они распространили ее на всех линейных руководителей, тем самым достигая роста квалификации в проведении внутрифирменных совещаний. Кроме того увеличилась вероятность того, что все руководители компании начали говорить на одном языке - языке единой презентации организации максимально эффективным путем.
Процесс сертификации хорош, но он должен сводить бюрократию сертификации к минимуму. Ряд наших клиентов, внедряя сертификацию по вопросам презентации, создают "экзаменационные советы", которым сертифицирующийся дает презентацию по заранее оговоренной теме. Члены совета затем оценивают данного работника на основе контрольного листа, отражающего заранее прописанные стандарты проведения презентации. Основное внимание уделяется содержанию, дизайну и технологии выступления. Тем самым сертифицируемый получает обратную связь по качеству своих знаний в процессе сертификации. И это естественно. Если компания вкладывает деньги и время в разработку стандартов презентации, то почему не замкнуть этот процесс на системе внутрифирменной сертификации? Затем эта система сертификации увязывается с системой оплаты труда, а навыки презентации включаются как отдельный подпункт в процедуру оценки и аттестации персонала. Беда в том, что это делают далеко не все, останавливаясь только на процессе обучения.
Следующий этап внедрения стратегии презентаций, это стандартизация корпоративных шаблонов презентаций. Мы уже упоминали об использовании корпоративного Интранета для этих целей. Ряд компаний, используя Microsoft Power Point, помещают в специальных файлах данные шаблоны. Лицу, готовящему презентацию, остается сгрузить соответствующие файлы и наполнить их тесктом. Здесь же также помещаются мини информационно-справочные системы по технологии презентаций. Что является основой данных систем? Вы наверно удивитесь нашему ответу: предметные указатели книг, посвященных данным темам. Любое должностное лицо при подготовке к презентации, обращается к данной системе, если у него возникают вопросы. Последний крик моды в технологиях презентаций, это помещение на Интранет коротких видео-роликов с выступлениями руководителей компании по различным темам, которые можно фрагментарно включать в свои презентации. Что самое интересное, цена изготовления этих роликов очень низкая, ибо сначала ролик записывается видео-камерой, а затем трансформируется в компьютерный файл.
Все указанные выше организационные новшества требуют определенной психологической ломки сознания персонала и соответствующих изменений. Карл Ансофф, известный специалист в области управления нововведениями в своей работе "Управление нововведениями" отмечает: "Люди не сопротивляются самим изменениям. Они начинают сопротивляться тогда, когда эти изменения требуют изменения их самих". В контексте обсуждаемой темы, если при внедрении стандартов презентации верхнее руководство будет прямолинейно настаивать на изучении работниками тех или программных комплексов или технических средств без объяснения причин данного изучения, работники естественно будут сопротивляться. Верхнее руководство перед началом кампании внедрения должно ясно показать подчиненным зачем внедряется данная стратегия. В компаниях СНГ данная акция будет носить специфический характер. Ввиду того, что технологии современных презентаций напрямую завязаны с использованием широкого комплекса программных средств, верхнее руководство должно сначала освоить эти программные средства, понять возможности их использования и только затем обращаться к подчиненным. Фактически речь идет о повышении компьютерной грамотности первых руководителей, что является не простой задачей. Мы реально отдаем себе отчет в трудностях внедрения данной стратегии в компаниях СНГ.
Приложение
Примерный перечень вопросов, рекомендуемый к рассмотрению при обучении руководителей технике презентации.
• Презентация - определение, роль в наборе стратегий, значение навыков, этапы процесса.
• Планирование презентации. Разработка стратегии выступления. Осмысление аудитории. Планирование текста. Построение аргументации.
• Отбор аудио-визуальных средств.
• Разработка визуальных материалов.
• Использование современных программных средств в процессе подготовки материалов презентации
• Выполнение презентации.